Kirjasto

Kirjaston tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä: 24.1.2018

 

1

Rekisterinpitäjä

Lopen kunnankirjasto

Kauppatie 3, 12700 Loppi

019 7586320

 

2

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Lopen kunnankirjasto / Siina Vieri (050 5003421)
3

Rekisterin nimi

Lopen kunnankirjaston asiakasrekisteri
4

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisteriä käytetään Lopen kunnankirjaston asiakassuhteiden ja aineiston käytön hallintaan sekä tilastointiin (Kunnan tehtävät, Kirjastolaki 1492/2016, 5 §).

 

Tilastointitiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.

 

5

Rekisterin tietosisältö

Kirjastokortin numero

ID-numero (tekninen tietokannan numerointi)

Henkilötunnus

Sukunimi

Etunimi

Osoite

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Syntymäaika

Sukupuoli

Kieli

Lisäysyksikkö (toimipiste, jossa kortti on annettu)

Kirjastokortin antopäivämäärä

Alle 15-vuotiaiden asiakkaiden lainoista vastaavan huoltajan tiedot (huoltaja ei välttämättä ole virallinen holhooja)

Asiakkaan vastattavana olevien alle 15-vuotiaiden asiakkaiden tiedot

Maksamattomat maksut

Lainassa olevat lainat

Lainahistoria tallentuu asiakkaan niin halutessa

Voimassa olevat varaukset

Vapaamuotoiset huomautukset (kirjastonkäytössä tarpeellisia tietoja, kuten merkinnät maksuttomasta varauksesta, kirjastoon unohtuneesta kirjastokortista tms.)

 

6

Tietojen säilytysaika ja säilytyskriteerit

Tietoja säilytetään, kunnes asiakas itse tai kuolinpesä ilmoittaa asiakassuhteen päättymisestä. Asiakastiedot poistetaan sen jälkeen, kun asiakas on hoitanut kaikki lainansa ja maksunsa.

 

Järjestelmän toimittajalta tilataan tietyin väliajoin tietokanta-ajoja, joissa poistetaan niiden asiakkaiden tiedot, jotka eivät ole viiteen vuoteen käyttäneet kirjastokorttiaan ja joilla ei ole lainoja eikä maksuja.

7

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (joko kirjastossa annettuina tai verkkokirjastossa muutettuina)

VTJ:stä osoitetietoja, jos rekisterissä oleva osoite on todettu vääräksi

Käyttötiedot ja -tilastot kirjastojärjestelmässä muodostuneina

 

8

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Lainaaja- ja lainatiedot yli 60 vrk eräpäivän jälkeen palauttamattomista lainoista ja maksamattomista veloista voidaan luovuttaa kaupungin/kunnan yleislaskutusjärjestelmään ja/tai perintätoimiston käyttöön.

 

Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon. Tilastointitiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.

 

9

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10

Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

 

Alle 15-vuotiaiden asiakkaiden ilmoittautumislomakkeet säilytetään, kunnes asiakas on 15 vuotta. Turvakieltoasiakastiedot säilytetään vain manuaalisesti ja tietojärjestelmässä on vain minimitiedot. Lomakkeet ovat työtiloissa lukitussa kaapissa.

 

Palauttamattomasta aineistosta lähetetyt laskujen paperikopiot säilytetään 10 vuotta mapitettuna valvotussa tilassa.

 

 

B ATK:lla käsiteltävä aineisto

 

Asiakasrekisteriä ylläpidetään Aurora-kirjastojärjestelmässä.

Tietojen suojauksen periaatteet:

Asiakkaiden verkkokäyttöliittymä, josta asiakas näkee omat tietonsa, suojataan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Henkilökunnan käyttöliittymä suojataan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Kirjasto ilmoittaa järjestelmän toimittajalle IP-osoitteet, joista yhteydenotto tietokantaan henkilökunnan käyttöliittymällä sallitaan.

 

11

Tarkastusoikeus

PERUSTEET:

 

Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 §:

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa myös niiden henkilöiden tiedot, joiden takaajaksi hänet on merkitty.

 

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa ja tehdä korjauspyyntöjä asiakastietoihinsa.

 

Asiakas voi tarkistaa ja päivittää omat tietonsa Arena-verkkokirjaston kautta.

 

12

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

 

13

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, markkinointia, mielipidetutkimusta tai muuta vastaavaa tietoa varten (Henkilötietolaki 30 §).

 


,

Asiasanat: kirjasto

OLIKO SISÄLLÖSTÄ APUA?

Kyllä 0 Ei 0 Kyllä 0 Ei 0

Kommentit on suljettu.