Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuden toteutuminen
Lopen kunta on tiedonhallintayksikkö, joka ylläpitää kuvausta tietovarannoista ja asiarekistereistä tiedonhallintalain (906/2019) mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on antaa yleiskuvaus Lopen kunnan tietovarantojen sisällöstä ja niiden jäsentymisestä palveluittain ja toimialoittain.
Kunnan tietovarannoista on mahdollista tehdä tietopyyntöjä julkisuuslain (621/1999) perusteella. Tietopyyntöjen tulee olla riittävästi yksilöityjä ja tarvittaessa tietopyynnön esittäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä ja esittämään perusteet pyynnölleen, mikäli pyydetyt tiedot eivät ole kaikille julkisia.
Lopen kunnan tietoaineistot
Kunnanhallitus / Hallinto- ja sisäiset palvelut
1. Asianhallinnan tietovaranto/rekisteri, tiedonohjausjärjestelmä
– kuntaan vireille tulleet asiat ja asiakirjat, säilytysajat ja arkistointiin liittyvät tiedot
Vaalien toimittamiseen liittyvä tietovaranto/rekisteri
– kunnallisten, alueellisten, valtiollisten ja europarlamenttivaalien toimittamiseen liittyvät tiedot
Luottamushenkilöorganisaatioon liittyvä tietovaranto/rekisteri
– luottamushenkilö- ja sidonnaisuustiedot
Tietohallinnon tietovaranto/rekisteri
– tietoverkon käyttäjien henkilötiedot ja laitetiedot, tietoturvaan ja tietojärjestelmiin liittyvät tiedot
Taloushallinnon palvelujen tietovaranto/rekisteri, taloushallinnon tietojärjestelmä
– kirjanpidon sekä laskujenkäsittelyn ja pankkiliikenteen tiedot
Henkilöstöhallinnon tietovaranto/rekisteri, henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä
– henkilöstön henkilötiedot, henkilöstöhallintoon ja rekrytointiin sekä palkanmaksuun ja palkkioihin liittyvät tiedot
Kaavoituksen ja maankäytön rekisteri
– maan omistajien, kaavaprosessin osallisten ja asiakkaiden henkilötiedot ja yhteystiedot, hakemukset, lausunnot ja muut toiminnan toteuttamiseen liittyvät tiedot.
Sivistyslautakunta / Sivistystoimiala
Esi- ja perusopetuksen rekisteri, oppilashallinnon tietojärjestelmä
– oppilaiden ja opettajien henkilötiedot sekä koulun toiminnan järjestämisen tiedot
Lukion rekisteri, oppilashallinnon tietojärjestelmä
– oppilaiden ja opettajien henkilötiedot sekä koulun toiminnan järjestämisen tiedot
Varhaiskasvatuksen rekisteri, varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä
– varhaiskasvatuksen asiakkaisiin ja päivähoidon järjestämiseen liittyvät tiedot
Kirjastotoimen rekisteri, kirjastojärjestelmä
– kirjaston asiakkaiden henkilötiedot ja aineistotiedot
Kansalaisopiston rekisteri, kansalaisopiston tietojärjestelmä
– kansalaisopiston asiakkaiden henkilötiedot ja kurssien järjestämiseen liittyvät tiedot.
Tekninen lautakunta / Tekninen toimi
Rakentamisen ja rakennetun ympäristön palvelut
– teknisen sopimusrekisteri, sopimustietojärjestelmä
– rakennusten ja maa-alueiden vuokra- sekä muihin sopimuksiin liittyvät tiedot
Vesihuolto, vesilaitoksen rekisteri, vesilaitoksen tietojärjestelmä
– vesilaitoksen asiakkaiden henkilö- ja yritystiedot, vesi- ja jätevesihuollon järjestämiseen liittyvät tiedot
Tiet ja yleiset alueet -rekisteri
– ylläpitotoiminnan järjestämiseen liittyvät tiedot
Kiinteistönhuolto ja ylläpito, palvelurakennukset, kiinteistöhuollon rekisteri
– kiinteistöjen ja rakennusten huoltamiseen liittyvät tiedot
Teknisen sopimusrekisteri, sopimustietojärjestelmä
– rakennusten ja maa-alueiden vuokra- sekä muihin sopimuksiin liittyvät tiedot
Turvallisuus ja yleinen järjestys, väestönsuojelu (valmiustason suunnittelu)
Ruoka- ja siivouspalvelujen tietovaranto/rekisteri, toiminnanohjausjärjestelmä
– aterioiden valmistamiseen sekä ruokailun ja siivouksen järjestämiseen tarvittavat tiedot
Kunnallisteknisten palveluiden tuottaminen ja kehittäminen.
Ympäristö- ja rakennuslautakunta / Ympäristötoimi ja rakennusvalvonta
Ympäristön suojelun ja lupien rekisteri
– asiakkaiden yritys- ja henkilötiedot, lausunnot ja kuvaukset, lupatiedot
Rakennusvalvonnan rekisteri, rakennusvalvontajärjestelmä
– asiakkaiden henkilötiedot, kiinteistöjen ja rakennusten tiedot, hakemus- ja lupatiedot.
Perusturvalautakunta / Perusturvatoimi
Iäkkäiden palvelut, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot
Lapsiperheiden palvelut, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot
Lastensuojelu, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot
Perheoikeudelliset palvelut, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot
Päihdehuolto, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot
Työikäisten palvelut, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot
Vammaispalvelut, sosiaalihuollon tietojärjestelmä
– palvelun asiakkaiden henkilötiedot, palvelutarvearviot ja palvelun toteuttamiseen liittyvät tiedot.
Vapaa-aikalautakunta
Nuoriso- ja liikuntapalvelujen rekisteri
– nuoriso- ja liikuntapalvelujen asiakastiedot sekä toiminnan järjestämiseen liittyvät tiedot.
Tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lopen kunnalle tietopyynnöt voi toimittaa Palvelupiste Rosamundaan tai suoraan asiasta vastaavalle viranomaiselle.
Tietopyyntö tulee olla yksilöity riittävän tarkasti ja mikäli tietopyyntö koskee asiakirjaa, joka ei ole julkinen kaikille, täytyy pyyntö perustella ja pyytäjän henkilöllisyys varmentaa. Tietopyynnön esittäjältä pyydetään tarvittaessa tarkennusta.
Lisätietoja
Lisätietoja mm. henkilötietojen käsittelystä kunnassa löydät kunnan Tietosuoja-sivuilta >>