Tietosuojaseloste

Lopen kunnankirjasto

Kauppatie 3, 12700 Loppi

019 7586320

Lopen kunnankirjasto / Mirka Riento (050 500 3421)

Lopen kunnankirjaston asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriä käytetään Lopen kunnankirjaston asiakassuhteiden ja aineiston käytön hallintaan sekä tilastointiin (Kunnan tehtävät, Kirjastolaki 1492/2016, 5 §).

Tilastointitiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.

Kirjastokortin numeroID-numero (tekninen tietokannan numerointi)

Henkilötunnus

Sukunimi

Etunimi

Osoite

Sähköpostiosoite

Puhelinnumero

Syntymäaika

Sukupuoli

Kieli

Lisäysyksikkö (toimipiste, jossa kortti on annettu)

Kirjastokortin antopäivämäärä

Alle 15-vuotiaiden asiakkaiden lainoista vastaavan huoltajan tiedot (huoltaja ei välttämättä ole virallinen holhooja)

Asiakkaan vastattavana olevien alle 15-vuotiaiden asiakkaiden tiedot

Maksamattomat maksut

Lainassa olevat lainat

Lainahistoria tallentuu asiakkaan niin halutessa

Voimassa olevat varaukset

Vapaamuotoiset huomautukset (kirjastonkäytössä tarpeellisia tietoja, kuten merkinnät maksuttomasta varauksesta, kirjastoon unohtuneesta kirjastokortista tms.)

Tietoja säilytetään, kunnes asiakas itse tai kuolinpesä ilmoittaa asiakassuhteen päättymisestä. Asiakastiedot poistetaan sen jälkeen, kun asiakas on hoitanut kaikki lainansa ja maksunsa.

Järjestelmän toimittajalta tilataan tietyin väliajoin tietokanta-ajoja, joissa poistetaan niiden asiakkaiden tiedot, jotka eivät ole viiteen vuoteen käyttäneet kirjastokorttiaan ja joilla ei ole lainoja eikä maksuja.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (joko kirjastossa annettuina tai verkkokirjastossa muutettuina)VTJ:stä osoitetietoja, jos rekisterissä oleva osoite on todettu vääräksi.

Käyttötiedot ja -tilastot kirjastojärjestelmässä muodostuneina.

Lainaaja- ja lainatiedot yli 60 vrk eräpäivän jälkeen palauttamattomista lainoista ja maksamattomista veloista voidaan luovuttaa kaupungin/kunnan yleislaskutusjärjestelmään ja/tai perintätoimiston käyttöön.

Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon. Tilastointitiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

A Manuaalinen aineisto

Alle 15-vuotiaiden asiakkaiden ilmoittautumislomakkeet säilytetään, kunnes asiakas on 15 vuotta. Turvakieltoasiakastiedot säilytetään vain manuaalisesti ja tietojärjestelmässä on vain minimitiedot. Lomakkeet ovat työtiloissa lukitussa kaapissa.

Palauttamattomasta aineistosta lähetetyt laskujen paperikopiot säilytetään 10 vuotta mapitettuna valvotussa tilassa.

B ATK:lla käsiteltävä aineisto

Asiakasrekisteriä ylläpidetään Aurora-kirjastojärjestelmässä.

Tietojen suojauksen periaatteet:

Asiakkaiden verkkokäyttöliittymä, josta asiakas näkee omat tietonsa, suojataan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Henkilökunnan käyttöliittymä suojataan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Kirjasto ilmoittaa järjestelmän toimittajalle IP-osoitteet, joista yhteydenotto tietokantaan henkilökunnan käyttöliittymällä sallitaan.

PERUSTEET:

Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 §:

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa myös niiden henkilöiden tiedot, joiden takaajaksi hänet on merkitty.

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa ja tehdä korjauspyyntöjä asiakastietoihinsa.

Asiakas voi tarkistaa ja päivittää omat tietonsa Arena-verkkokirjaston kautta.

Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §:Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, markkinointia, mielipidetutkimusta tai muuta vastaavaa tietoa varten (Henkilötietolaki 30 §).